Une base documentaire peut contenir plusieurs copies d’une procédure, dont certaines sont périmées. Un assistant qui indexe tous ces fichiers risque de citer une ancienne instruction. L’identification du document de référence, de son statut et de ses droits de publication permet de sélectionner les versions à rendre consultables.
Une base de connaissances versionnée répond à ce besoin en reliant le contenu, sa validation et son utilisation. Des fichiers Markdown peuvent servir de support simple. Leur intérêt dépend surtout du processus qui permet de relire, publier, corriger et retirer une information.
Donner une identité et un responsable à chaque page
Chaque fichier documente une procédure, une règle de calcul ou une décision d’architecture identifiée. Son titre nomme ce sujet et ses sections en expliquent les étapes ou les conditions. Les liens permettent de retrouver les documents dont il dépend sans recopier leur contenu partout.
La page porte également des métadonnées. Un identifiant stable conserve sa référence lorsque son titre change. Le responsable indique qui répond du contenu. La source et son emplacement permettent de vérifier une affirmation. Les dates d’effet et de réexamen distinguent l’information applicable d’une version conservée pour l’historique.
| Information | Exemple pour une procédure |
|---|---|
| Identifiant | facturation-avoir |
| Responsable | Fonction chargée de valider la procédure |
| Source | Instruction interne et version approuvée |
| État | Proposition, approuvée ou remplacée |
| Dates | Entrée en vigueur et prochaine relecture |
| Accès | Groupes autorisés à consulter le contenu |
| Relation | Identifiant de la procédure précédente |
Markdown permet de lire le contenu avec un éditeur de texte et de comparer les versions ligne par ligne. Ce format ne crée pas les droits d’accès et ne vérifie pas l’exactitude de la procédure. L’organisation doit choisir l’hébergement, la gestion des identités et les règles de publication qui rendent ces décisions effectives.
Faire de la validation une étape visible
Git peut conserver les versions et les modifications. Une proposition de changement permet à un relecteur d’examiner les différences avant publication. La discussion et la décision fournissent un contexte que la seule date de modification d’un fichier ne donne pas.
La signature des commits aide à vérifier leur provenance selon les clés et identités reconnues par l’organisation. Elle ne prouve pas que le contenu est vrai ou que la personne possédant la clé était habilitée à approuver la procédure. Les règles du dépôt doivent donc distinguer rédaction, relecture et publication.
La documentation Git sur la signature des travaux décrit les mécanismes disponibles. La commande blame indique la dernière modification connue d’une ligne ; elle ne reconstitue pas à elle seule toute l’origine d’une idée. La conservation de l’historique et la protection des branches complètent la traçabilité.
Dans notre exemple, une nouvelle règle de traitement des avoirs arrive comme une proposition. Le responsable métier vérifie ses effets et les cas particuliers. L’équipe publie ensuite une version datée et indique celle qu’elle remplace. Une personne qui consulte l’historique peut comprendre pourquoi les deux versions diffèrent.
Relier la publication à la recherche documentaire
Un assistant doit retrouver les passages pertinents dans les versions que l’utilisateur a le droit de consulter. L’index de recherche est une représentation dérivée de la base, pas une nouvelle autorité éditoriale. Il conserve les identifiants, les versions, les sources et les informations nécessaires au contrôle d’accès.
La préparation des documents influence la qualité de la recherche. Les titres, les sections et les tableaux donnent des repères pour découper le contenu. Un PDF correctement analysé peut lui aussi conserver cette structure. Le choix des fichiers texte simplifie certains traitements sans rendre les autres formats inutilisables.
La réponse doit permettre d’ouvrir le passage cité et son document complet. Le lecteur peut vérifier une condition ou une exception que le résumé n’a pas reprise. Une référence vague au nom d’un fichier ne donne pas le même moyen de contrôle qu’un passage relié à sa version.
L’import mérite des tests. Une page réservée à un groupe ne doit pas apparaître dans la recherche d’un autre utilisateur. Une procédure remplacée ne doit plus être proposée comme instruction courante. L’équipe peut préparer des questions de référence pour vérifier ces deux propriétés à chaque modification du catalogue.
Corriger une information et propager sa mise à jour
Lorsqu’un assistant produit une mauvaise réponse, l’équipe recherche l’origine de l’erreur. La source peut être fausse ou périmée ; la recherche peut avoir retenu le mauvais passage ; le modèle peut avoir mal interprété un document correct. Modifier la procédure dans tous les cas risquerait de dégrader une source fiable.
Si l’erreur vient du contenu, le responsable prépare et valide sa correction. Le processus d’import met ensuite l’index à jour et retire la version remplacée de la recherche courante. Les caches et les copies utilisées par d’autres applications doivent suivre la même décision de publication.
Un test vérifie enfin la réponse à la question qui avait révélé le problème. L’équipe conserve la version du document, celle de l’index et le résultat du test. Elle peut ainsi distinguer une correction rédigée d’une correction effectivement disponible pour les utilisateurs.
L’historique reste utile pour comprendre les décisions passées, mais son accès et sa conservation demandent des règles. Une donnée personnelle ne doit pas rester indéfiniment dans toutes les versions au seul motif que Git permet de la conserver. Les obligations de correction et de suppression concernent aussi les copies et les index.
Commencer par un ensemble que l’équipe peut entretenir
Un premier périmètre peut réunir les procédures dont plusieurs personnes ont besoin et dont les divergences provoquent des erreurs. L’équipe choisit un responsable, un rythme de relecture et un circuit de proposition. Elle observe ensuite les questions posées, les pages consultées et les corrections nécessaires.
Les tests de consultation vérifient que la recherche retrouve le document à jour, affiche son statut et propose un moyen de signaler une correction. Pour un assistant, les tests contrôlent aussi les passages cités et l’exclusion des documents non autorisés. Les résultats indiquent quels corpus peuvent être ajoutés à la recherche.
Cette organisation distingue aussi les connaissances approuvées des observations qu’un agent conserve entre deux sessions. Une note proposée par un modèle n’acquiert pas automatiquement l’autorité d’une procédure validée. L’article sur la mémoire des agents développe ce cycle de vie.
La base devient un outil durable lorsque l’organisation sait maintenir la relation entre une information, son responsable et ses usages. Le format ouvert facilite sa reprise ; la validation et la propagation des changements en font une référence utilisable.