Une équipe financière construit ses rapports dans Power BI Desktop, l’application Windows gratuite de Microsoft pour concevoir des tableaux de bord. Chaque rapport importe les exports du logiciel de gestion et un fichier Excel de budget. En fin de mois, deux rapports affichent deux marges différentes pour la même période. Leur partage avec la direction soulève en plus une question de licences.
Deux décisions règlent cette situation. L’emplacement des données et des calculs détermine la cohérence des chiffres. La licence de chaque auteur et de chaque lecteur détermine le coût du partage. Les prix cités sont ceux que Microsoft publiait le 14 octobre 2026, hors TVA.
Les limites d’un rapport branché sur des fichiers
Dans Power BI Desktop, chaque rapport contient ses propres étapes Power Query. Power Query est l’outil de préparation qui nettoie et combine les données avant tout calcul. Deux auteurs qui excluent les avoirs de manière différente obtiennent deux chiffres d’affaires, sans qu’aucun des deux rapports ne signale l’écart.
Le fichier source fragilise aussi l’actualisation, c’est-à-dire la relecture planifiée des données par le service en ligne Power BI. Pour un classeur enregistré dans OneDrive ou SharePoint, Power BI suit l’identifiant interne du fichier. Une copie qui remplace le classeur reçoit un nouvel identifiant, ce qui interrompt l’actualisation, comme l’indique la documentation de Microsoft.
Dans un espace de travail Pro, le dossier partagé du service Power BI, un modèle est limité à huit actualisations planifiées par jour et à 1 Go. Microsoft recommande lui-même un entrepôt de données alimenté par des chargements périodiques lorsque Power Query atteint ses limites, en particulier pour les gros volumes et l’historique des changements.
Un entrepôt de données et un modèle sémantique partagé
Un entrepôt de données est une base de données consacrée à l’analyse. Des chargements planifiés y copient les ventes et les budgets, puis comparent leurs totaux avec ceux des sources.
Au-dessus de l’entrepôt, un modèle sémantique unique décrit les relations entre les tables et contient les mesures. Les mesures sont les formules de calcul, écrites en DAX, le langage de formules de Power BI. Les rapports se connectent à ce modèle publié au lieu d’embarquer leur propre copie des données. Corriger la formule de marge modifie tous les rapports en même temps.
Le schéma suit les données d’une entreprise dont l’entrepôt fonctionne sur un SQL Server du réseau local.
La passerelle de données locale est un logiciel Windows installé dans le réseau de l’entreprise. Elle ouvre uniquement des connexions sortantes vers Microsoft, sans exposer la base de données sur Internet. Microsoft la réserve aux sources que le service Power BI ne peut pas joindre directement par Internet. Un entrepôt hébergé dans Azure SQL Database, le service de bases de données en ligne de Microsoft, n’en a donc pas besoin.
L’entrepôt peut utiliser le SQL Server qui héberge déjà le logiciel de gestion. Azure SQL Database, dans la région Suisse Nord, évite en revanche d’exploiter un serveur. Son niveau S2, avec 250 Go de stockage, coûte CHF 67,34 par mois. Microsoft place les niveaux S0 et S1, moins chers, sur des disques prévus pour les essais. Un entrepôt Fabric demande enfin une capacité Fabric, présentée plus bas avec les licences.
Par défaut, le modèle charge une copie des données en mémoire. Dans ce mode, appelé importation, chaque actualisation renouvelle la copie. Le mode DirectQuery interroge l’entrepôt à chaque affichage d’un graphique. Ce mode répond aux chiffres qui doivent suivre la source à la minute près, au prix de temps de réponse plus longs. Le mode Direct Lake lit directement les tables de OneLake, le stockage de Fabric. Il suppose donc lui aussi une capacité Fabric.
Le schéma en étoile, base des mesures
Le modèle sémantique devient plus simple lorsque l’entrepôt lui fournit un schéma en étoile. Microsoft y distingue deux sortes de tables. Les tables de dimensions décrivent les objets de l’activité, comme les clients ou les produits. Elles servent à filtrer et à regrouper. Les tables de faits enregistrent les événements, comme les lignes de facture. Elles fournissent les montants à additionner.
Chaque filtre posé sur une dimension suit une relation jusqu’à la table des faits. La formule de marge n’a plus qu’à additionner des montants, sans corriger la structure des exports.
L’historique des changements relève aussi de l’entrepôt. Lorsqu’un client change de région en septembre, ses ventes antérieures sont rattachées à l’ancienne région, à condition que la table des clients conserve une version par période. Microsoft précise que Power Query ne peut pas produire ces versions. Seul un traitement de l’entrepôt détecte le changement et l’enregistre. L’article consacré aux plateformes de données décrit la construction de cet historique avec dbt.
Les licences selon les auteurs et les lecteurs
Power BI distingue l’auteur, qui publie un rapport, du lecteur, qui le consulte. Dans un espace de travail Pro, les deux ont besoin d’une licence payante dès que le rapport est partagé.
Microsoft propose trois licences par utilisateur.
- La licence gratuite, limitée au contenu que la personne crée pour son propre usage
- Power BI Pro, à CHF 11,30 par utilisateur et par mois, incluse dans l’abonnement Microsoft 365 E5
- Premium par utilisateur, à CHF 19,40 par mois, avec 48 actualisations par jour et des modèles de plus de 1 Go
Une capacité Fabric loue en plus une puissance de calcul réservée à l’organisation. Dans la région Suisse Nord, Microsoft facture CHF 0,1914 par unité de capacité et par heure. La plus petite capacité est F2. Elle compte deux unités et coûte CHF 279,44 par mois sans engagement. Une réservation d’un an réduit ce prix de 40,5 %.
La taille F64 change le calcul des licences. En dessous, chaque lecteur a encore besoin d’une licence Pro ou Premium par utilisateur. À partir de F64, un compte doté de la licence gratuite et du rôle de lecteur suffit. Les auteurs ont besoin de Pro dans tous les cas.
Une petite capacité lève aussi la limite des huit actualisations. Sur une capacité F2 réservée, un modèle accepte 48 actualisations planifiées par jour. Chaque lecteur y conserve une licence Pro. Dès une vingtaine de personnes, cette combinaison coûte moins cher que Premium par utilisateur pour tous. La capacité F2 dispose toutefois de peu de puissance de calcul. Microsoft y limite la mémoire d’un modèle à 3 Go, actualisation comprise, ce qui la réserve aux petits modèles.
Premium par utilisateur ne fournit aucune capacité Fabric. Un entrepôt Fabric demande donc une capacité F dans tous les cas.
Le tableau compare les coûts mensuels en francs pour cinq auteurs, selon le nombre total de personnes. Une capacité F64 réservée revient à CHF 5 316,56 par mois.
| Personnes, dont cinq auteurs | Pro pour tous | Premium par utilisateur pour tous | F2 réservée et Pro pour tous | F64 réservée et Pro pour les auteurs |
|---|---|---|---|---|
| 20 | 226,00 | 388,00 | 392,14 | 5 373,06 |
| 50 | 565,00 | 970,00 | 731,14 | 5 373,06 |
| 200 | 2 260,00 | 3 880,00 | 2 426,14 | 5 373,06 |
| 500 | 5 650,00 | 9 700,00 | 5 816,14 | 5 373,06 |
La capacité F64 devient la moins chère à partir d’environ 470 lecteurs avec des licences Pro et d’environ 270 lecteurs avec Premium par utilisateur. En dessous de ces seuils, les licences par utilisateur coûtent moins cher, même pour deux cents personnes.
L’emplacement des données et les options sur site
Microsoft enregistre les données Power BI dans la région de rattachement de l’environnement Microsoft 365 de l’organisation, fixée à la création de cet environnement. Les régions Suisse Nord et Suisse Ouest proposent Power BI et l’ensemble des services Fabric, selon la liste publiée par Microsoft le 25 septembre 2026. Une organisation peut aussi placer une capacité dans une autre région que celle de son environnement.
Une organisation qui conserve tout sur site peut installer Power BI Report Server, un serveur de rapports placé dans ses locaux. Sa licence passe par des licences SQL Server par cœur ou par une capacité F64 réservée. Une licence Pro sert à publier les rapports Power BI sur ce serveur. Leur consultation n’en demande aucune.
Trois mesures suffisent avant de choisir une licence.
- La taille des modèles, comparée à la limite de 1 Go de Pro
- Le nombre d’actualisations nécessaires chaque jour, comparé aux huit de Pro
- Le nombre de lecteurs, comparé aux seuils de rentabilité de la capacité F64
L’article Fiabiliser les rapports sans remplacer tous les outils détaille la définition des indicateurs eux-mêmes.
Sources et date de référence
- Microsoft | tarifs de Power BI pour la Suisse
- Microsoft | tarifs de Microsoft Fabric
- Microsoft | tarifs d’Azure SQL Database
- Microsoft | licences et capacités Fabric
- Microsoft | fonctions du service Power BI selon la licence
- Microsoft | limites des modèles sémantiques par capacité
- Microsoft | actualisation des données dans Power BI
- Microsoft | schéma en étoile et modèles Power BI
- Microsoft | modes de stockage des tables
- Microsoft | passerelle de données locale
- Microsoft | limites des niveaux DTU d’Azure SQL Database
- Microsoft | disponibilité de Fabric par région
- Microsoft | région de rattachement de Fabric
- Microsoft | Power BI Report Server
Les prix ont été relevés le 14 octobre 2026, en francs suisses et hors TVA. Les licences Pro et Premium par utilisateur supposent un engagement annuel. Les prix de Fabric et d’Azure SQL Database proviennent de l’interface publique de prix de détail d’Azure pour la région Suisse Nord, sur la base de 730 heures par mois. Les seuils de lecteurs supposent cinq auteurs et suivent l’évolution de ces prix.