Solution
Automatisation documentaire
Une partie du travail administratif consiste à identifier un document puis à recopier ses informations dans un logiciel. L’automatisation peut préparer les documents réguliers. Un test sur vos propres fichiers mesure les erreurs et détermine les cas qui exigent encore une vérification humaine.
Les résultats mesurés de l’automatisation
Le temps gagné est mesuré sur la tâche réelle
L’essai compare le temps de préparation, de vérification et de correction avant et après l’automatisation. Le résultat dépend des formats reçus, de leurs variations et du nombre de cas particuliers.
Les erreurs deviennent détectables
L’extraction automatique, la vérification du format et la comparaison avec les données existantes repèrent certaines erreurs. Une valeur peut toutefois paraître plausible tout en restant fausse ; les informations sensibles exigent donc un contrôle supplémentaire.
L’humain garde la décision
L’outil prépare et classe les documents, puis propose les valeurs extraites. Il ne valide aucun paiement et ne refuse aucun dossier. Les résultats incertains ou sensibles passent à une personne selon des règles écrites.
Concrètement
- Lecture des pièces jointes, des PDF et des documents scannés, y compris manuscrits imparfaits
- Extraction des champs qui comptent : montants, dates, références, parties, IBAN
- Classement automatique par type de document et acheminement vers le bon service
- Contrôles de cohérence avant écriture : le montant correspond-il au bon de commande, la référence existe-t-elle
- Seuil de confiance explicite : en dessous, un humain tranche, et son choix améliore le réglage
- Écriture dans votre logiciel de gestion plutôt que dans un nouveau silo
Les systèmes concernés
- Boîtes aux lettres partagées et dossiers surveillés
- Comptabilité et ERP par API ou fichier
- GED et archivage
- Scanners multifonction
- Logiciels métier spécifiques, par leur interface d’échange
Ligne de serviceIntelligence artificielle →
Les flux traités
Le même travail, avec les contraintes du secteur. Chaque carte ouvre le secteur complet.
Banque et assurance
Dossiers d’entrée en relation et KYC
L’outil extrait et recoupe les pièces d’identité, les registres et les formulaires, même pendant les périodes chargées. Les résultats incertains sont confiés à une personne et chaque décision peut être reconstituée lors d’un contrôle.
Santé et sciences de la vie
Extraction et classement documentaires
Structuration de rapports, de formulaires et de notes, avec un contrôle humain sur tout ce qui sort du cadre attendu.
Logistique et chaîne d’approvisionnement
Documents de transport
Lecture des bordereaux, des factures de transport et des déclarations, avec contrôle de cohérence avant écriture.
Industrie manufacturière
Contrôles qualité structurés
Les relevés papier et les formulaires sont repris automatiquement. Toute valeur hors tolérance est signalée à une personne avant validation.
Distribution et e-commerce
Enrichissement du catalogue
Attributs manquants complétés à partir des fiches fournisseurs, avec relecture avant publication.
Déroulement
Un type de document
Je commence par le type de document le plus fréquent et le plus régulier. Le premier essai couvre toutes les étapes de ce type avant d’ajouter d’autres documents.
Mesure
Je mesure le taux de valeurs correctement extraites sur vos documents réels, y compris les formats difficiles et les cas particuliers.
Mise en production
L’automatisation fonctionne d’abord en parallèle du traitement manuel. L’équipe compare les résultats avant de lui confier les cas validés.
Extension
Après la validation du premier type de document, j’ajoute les suivants en réutilisant les contrôles et les connexions déjà en place.
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Vérifier l’adéquation : Automatisation documentaire
Décrivez le contexte, les contraintes et la décision attendue. Le premier échange sert à qualifier le périmètre, les limites et la prochaine étape utile.
Décrire la situation